Kallelse till Svenska Ekodemikers
Årsmöte 2012
Varmt välkomna till Svenska Ekodemiker Årsmöte
Söndagen den 22 april 2012!
Plats: Medborgarplatsens biobliotek
Tid: Söndag 22 april, 14.00 – ca 16.00
Grundläggande info: Årsmötet hålls årligen i aprilmånad och under årsmötet kommer en ny styrelse väljas, denna styrelse sitter tills nästa ordinarie årsmöte våren 2013.
Praktiska frågor: Mat/snacks och boende erbjuds, kontakta ordförande för information om detta. Med boende innebär det att man tar med sig liggunderlag och sovpåse/sovlakan, så kan några ur styrelsen ordna med tak över huvudet för de som önskar övernatta.
Reseersättning kommer att utbetalas till de som är nominerade till styrelsen.
Röstning via mail: Om Er förening inte har möjlighet att närvara fysiskt på årsmötet kan ni ändå göra Er röst hörd. Detta går till så att ni skickar ett mail med en kopia på nedan bifogade dagordning där ni lagt till Era svar vid varje punkt. Detta mail måste skickas från den mailadress som vi skickat dessa fullständiga handlingar till. Er röst måste vara oss till handa senast lördagen den 21 april.
Denna möjlighet är alltså främst till för de medlemsföreningar som inte har säte i stockholmsområdet och som inte har möjlighet att närvara fysiskt. Vi föredrar dock om så många som möjligt kommer på mötet så vi har en chans att föra en dialog med Er.
För frågor som rör nominering till styrelsen eller styrelsearbete i stort kontakta
senast den 20e april. Möjlighet finns också att delta via Skype. Anmälan sker då som vanligt, men uppge att deltagande sker via Skype och uppge det namn vi ska lägga till och ringa upp.
PS. Glöm inte att skicka in föreningarnas Verksamhetsberättelser för 2011 i god tid innan årsmötet så att de kan tas med i årsmötesprotokollet. Sista datum att skicka in verksamhetsberättelse är senast fredag 20 April 2012.
Svenska Ekodemiker Årsmöte 2012
1. Preliminärt schema för söndagen
13.50 Samling vid Medborgarplatsens tunnelbana (uppgång Folkungagatan)
14.00 Sittande ordförande Caroline Jonsson ger grundläggande info om föreningens arbete och talar om styrelseansvar m.m.
14.30 – 15.00 Fika
15.00 – 16.00 Årsmötet inkl bensträckare
16.00 Årsmötet avslutat, hemfärd
2. Dagordning
1. Mötets öppnande
a. Fastställande av röstlängd
b. Val av mötesordförande
c. Val av mötessekreterare
d. Val av två justerare tillika rösträknare
e. Godkännande av mötets utlysande
2. Verksamhetsberättelse för 2011
Förslag till beslut: Att godkänna verksamhetsberättelsen för 2011.
3. Fastställande av resultat- och balansräkning
Förslag till beslut: Att godkänna 2011 års resultat- och balansräkning
4. Ansvarsfrihet för föregående års förvaltning,
Förslag till beslut: Att ge styrelsen ansvarsfrihet för föregående års förvaltning
5. Verksamhetsplan
Förslag till beslut: Att godkänna verksamhetsplan för 2012
6. Budget
Förslag till beslut: Att anta den föreslagna budgeten för 2012
7. Förslag till Stadgeändring
Förslag till beslut: Styrelsen föreslår en ändring av 8:e kapitlet, 3:e punkten, från
”Om Svenska Ekodemiker upplöses ska tillgångarna, under en tid av tio år, förvaltas av en organisation som utses vid årsmötet. Om Svenska Ekodemiker inte återuppstår under denna tid fördelas tillgångarna mellan medlemsföreningarna” till
”Om Svenska Ekodemiker upplöses ska tillgångarna fördelas mellan de medlemsföreningar som anmäler att de vill ta del av dessa. Intresseanmälan för detta ska vara vid årsmötet vald/-a administrativt ansvarig/-a tillhanda senast 3 veckor efter årsmöte där beslut togs.”
8. Val av ordinarie styrelseledamöter och suppleanter.
9. Val av valberedning
10. Val av föreningsrevisor
11a. Beslut om upplösande av Svenska Ekodemiker
För upplösning av Svenska Ekodemiker krävs beslut vid två på varandra följande årsmöten, varav minst ett ordinarie. Beslut fattas med fyra femtedels majoritet.
Förslag till beslut: Besluta om upplösning av Svenska Ekodemiker
b. Beslut om firmatecknare och ansvarig för tillgångar
Förslag till beslut: Kassör tecknar firma separat och ansvarar för utdelning av finanser. Ordförande ansvarar för arkivering av protokoll o.d.
12. Beslut om utdelning av Svenska Ekodemikers finansiella tillgångar
Förslag till beslut: Att dela tillgångarna mellan de föreningar som innan utsatt sista svarsdag anmält sitt intresse att få ta del av dessa. Dessa kommer fastslås 3 veckor efter årsmötet.
13. Övriga frågor
14. Mötets avslutande
1 - Verksamhetsberättelse 2011
Avgående styrelse:
Orförande Caroline Jonsson
Vice ordförande Sanna Ekedahl
Kassör Robert Cederberg
Ledamöter Martin Bölander
Johan Drakenberg
Suppleant Vakant
Valberedning Vakant
Revisorer Vakant
Tillträdande styrelse:
Ordförande Frinominering
Vice ordförande Frinominering
Kassör Frinominering
Ledamöter Frinominering
Valberedning Vakant
Vakant
Revisorer Vakant
1.1 Kalender 2011
Maj:
Planering för Power Shift inleds
Juni:
Löpande planering av Power Shift
Juli:
13: Styrelsemöte
Löpande planering av Power Shift
Augusti:
Löpande planering av Power Shift
September:
Löpande planering av Power Shift
Oktober:
7-9: Power Shift Sweden genomförs i Göteborg
November:
1: Styrelsemöte via Skype
1.2 Kalender 2012 fram till årsmötet
Januari
7: Extra Årsmöte med beslut om stadgeändringar
Mars
21: Extra Årsmöte med beslut om upplösande av föreningen
1.3 Kommunikation till medlemmar under året
Kommunikation under året har framförallt skett via fan-sidan på Facebook där Svenska Ekodemiker står som ”Non profit organization” och via den slutna gruppen för Aktiva medlemmar i Svenska Ekodemiker. På dessa två sidor har information om aktiviteter och nyheter löpande publicerats. Fan-sidan har i skrivande stund 169 stycken fans och den slutna gruppen 25 medlemmar.
1.4 Verksamhetsberättelser från medlemsföreningar
Inför årsmöte 2012 har ordföranden försökt att samla in verksamhetsberättelser från aktiva medlemsföreningar, men eftersom att deras verksamhetsår ser likadant ut nu och de avslutar det i april är många i skrivande stund inte färdiga. Förhoppningsvis trillar de in under våren och kan då läggas till handlingarna som extra bilagor. En del föreningar har även meddelat att de har sina årsmöten under hösten.
1.5 Rikskonferenser
Ingen rikskonferens hölls under 2011. Istället var Svenska Ekodemiker medarrangörer till den nationella ungdomsklimatkonferensen Power Shift Sweden som anordnades i Göteborg 7-9 oktober. Konferensen hade ca 150 deltagare och blev mycket lyckad. Svenska Ekodemiker hade en planerande och styrande roll i och med att ordförande Caroline var en av nyckelpersonerna i styrgruppen. I övrigt hade Svenska Ekodemiker hand om projektets finanser och förvaltade projektets pengar under hela projekttiden.
1.6 Hemsidan
Hemsidan har hållits uppdaterad av vår webmaster Ulrika Ridbäck fram till årsskiftet, därefter har hon varit bortrest och uppdateringar till medlemmarna har getts via bloggen och Facebook.
1.7 Oblekt
Har legat nere helt under 2011 då varken tid eller pengar funnits till att hålla tidningen vid liv.
1.8 Övrigt
Hemsidan www.swedishecodemics.com har tagits bort då den inte användes, utan bara kostade föreningen pengar.
2 - Resultat och Balansräkning för 2011
2.1 Granskningsrapport
Revision av räkenskaperna för år 2011 för Svenska Ekodemiker
På årsmötet valdes ingen revisor, utan platsen förblev vakant. För att ändå få någon form av utomstående granskning av räkenskaperna har föreningen vänt sig till Joachim Areskär som studerar företagsekonomi vid Uppsala universitet. Hans granskningsrapport redovisas underskriven på årsmötet 22 april.
2.2 Resultatrapport
2.3 Balansrapport
3 – Förslag till Verksamhetsplan 2012
3.1 Övergripande mål
Visionen är att studenter ska veta vad Svenska Ekodemiker är när de hör namnet.
SE fortsätter att arbeta för hållbar utveckling i högre utbildning. Alla studenter i högre utbildning ska frekvent konfronteras med globala miljö- och rättvisefrågor samt ges möjlighet att reflektera över de ekologiska, sociala och ekonomiska konsekvenserna av sitt framtida yrkesutövande.
SE arbetar efter visionen om en lärande och mer hållbar organisation, vilket exempelvis innefattar organisationsstrukturer som möjliggör hög delaktighet och stor insyn, men även verktyg och metoder för att tillvarata den diversitet av kunskap och resurser som finns inom organisationens nätverk. Svenska Ekodemiker har funnits sedan 1994, och som en del av visionen om en lärande organisation bör Svenska Ekodemiker arbeta för att knyta till sig de erfarenheter som skapats i frågor som rör hållbar utveckling inom nätverket genom åren.
3.2 Detaljerade mål
Svenska Ekodemiker fyller en viktig funktion för miljöföreningar vid högskolor och universitet i Sverige. Svenska Ekodemiker ska fungera som:
- plattform för samarbete mellan miljöföreningar, för koordinering av arbete inriktat mot högskoleorganisationer och studenter för att sprida kunskap om frågor som rör hållbar utveckling
och för ett starkare inslag av hållbar utveckling i högre utbildning
- diskussionsforum mellan miljöengagerade studenter om vilka frågor som är bra att driva och om hur man bäst arbetar
- kanal för andra aktörer (såsom framtida arbetsgivare och organisationer) som vill komma i kontakt med eller samarbeta med miljöengagerade studenter
3.3 Organisation och kommunikation
Målet är att medlemsföreningarna ska vara de drivande aktörerna i Svenska Ekodemiker, och att styrelsen ska fungera som ett nätverksorgan som underlättar samordning mellan medlemsföreningarna. Detta mål bör vara huvudfokus för verksamhetsåret. Då kommunikation är en viktig faktor för att uppnå detta mål bör styrelsen lägga mycket energi på att utarbeta en kommunikationsstrategi. Styrelsen bör reda ut och tydliggöra vilka ansvar och förväntningar som ligger på styrelsen respektive medlemsföreningarna, samt kommunicera detta till medlemsföreningarna.
I kommunikationsstrategin bör också ingå att webbplatsen är välfungerande, informativ och hålls uppdaterad, samt att information om Svenska Ekodemikers verksamhet ska spridas genom regelbundna nyhetsbrev via e-post till medlemmarna.
Styrelsen bör hitta en ny webbansvarig, då nuvarande webbansvarig önskat en ersättare.
3.4 Rikskonferenser
Rikskonferensen är ett arrangemang då Svenska Ekodemikers medlemsföreningar ges möjlighet att diskutera Svenska Ekodemikers verksamhet, planera kommande projekt och utvärdera genomförda projekt. Då rikskonferensen tidigare år varit en viktig inspirationskälla och motor för Svenska Ekodemikers arbete, bör styrelsen anstränga sig för att arrangera en rikskonferens under verksamhetsåret. Finansiering av denna är det mest problematiska. Styrelsens tips är att utarbeta och sälja in en projektplan till en organisation eller ett företag som kan finansiera ett projekt som sker i samarbete med dito. Det var på detta sätt rikskonferensen 2010 finansierades, i och med ett projekt kring batteriinsamling tillsammans med Batteriinsamlingen/Avfall Sverige.
3.5 Övriga projekt
• Styrelsen bör sträva efter att Svenska Ekodemikers medlemmar ska genomföra en gemensam kampanj.
• Styrelsen bör anstränga sig för att få kontakt med Svenska Ekodemikers samtliga medlemsföreningar.
• Styrelsen bör uppmuntra medlemsföreningar att själva ta initiativ till samarbeten mellan medlemsföreningar, eller för all del till mer informellt umgänge.
• Styrelsen verksamhetsåret 09/10 påbörjade arbetet med Svenska Ekodemien, som tänks vara en alumnidel av Svenska Ekodemiker. Då alumner på flera olika sätt kan berika verksamheten bör nästa styrelse fortsätta arbetet med denna del av verksamheten, och verka för att den ska växa.
• Styrelsen bör upplysa medlemsföreningar om uppsatsbanken och uppmana fler att fylla på den.
• Styrelsen bör överväga om, och i så fall hur, Svenska Ekodemikers blogg samt medlemstidning Oblekt ska bestå och arbetas med.
4 - Förslag till Budget 2012
Inkomster:
Bidrag till nytt projekt: 15000*
Anmälningsavgifter rikskonferens/ kick-off-helg: 4000
Sponsring rikskonferensen: 5000
Bidrag från Power Shift 500
Totalt: 24500
Utgifter:
Årsmöte/kick-off-helg (lokal+resor+mat) 10000*
Övriga kostnader i sambandet med projekt: 7000*
Bankavgifter: 1710**
Webrelaterade kostnader: 1646.25
Totalt: 20356.25
*Dessa kostnader/intäkter är beroende av att projekt kommer att utföras och att sponsor för denna hittas och man bör därför vara beredd på att dessa siffror kan komma att ändras betydligt
**Bankkostnaderna kan reduceras till ca 1000 kronor om en ny styrelse väljer att byta ut nuvarande bankavtal till affärspaket bas.
5 - Styrelsens förslag till ny styrelse 2012
Alla styrelseledamöter kommer att tillsättas genom frinominering på årsmötet den 22 april. Detta på grund av att det inte funnits någon valberedning under 2011/2012 som kunnat lägga fram ett förslag på en ny styrelse. Styrelsen roddar vidare om minst fem personer blir invalda, en ordförande, en vice ordförande, en kassör och två ledamöter.
Bilaga 1 – Kommentar till ”Förslag till stadgeändring”
Förslag av stadgeändring
Kommentar: Tanken med nuvarande formulering i stadgans 8 kapitel punkt 3 är god, nämligen att Svenska Ekodemiker ska ha chans att återuppstå under en tioårsperiod. Emellertid innebär en upplösning ofrånkomligen att Skatteverket måste underrättas, bankkonton sägas upp etc., såvida ingen person vill ansvara för att skicka in föreningens papper till Skatteverket i tio år. Det är inte värt besväret för de små tillgångar föreningen har idag. Tillgångarna kommer troligen inte växa nämnvärt under överskådlig framtid.
I styrelsens förslag till stadgeändring anges att intresseanmälan för att ta del av de kvarvarande tillgångarna ska vara föreningen tillhanda senast 3 veckor efter årsmöte där beslut om upplösande av föreningen tas. Skälet till denna tidsgräns är att pappersarbetet efter att beslut tagits beräknas ta denna tid.
Anledningen till att denna fråga tagits upp är att Svenska Ekodemiker haft stora svårigheter att rekrytera ny styrelse, vilket aktualiserar en upplösning av föreningen.
